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28. Februar 2020

IT-Outsourcing: Managed Workplaces bringen Unternehmen voran

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Im Zuge der Digitalisierung müssen sich Unternehmen egal welcher Größe wachsenden Herausforderungen in Sachen IT stellen. Das bedeutet konkret, dass die IT-Mitarbeiter die meiste Arbeitszeit für Bestrebungen in diesem Bereich aufwenden. So stehen Updates und Wartung einzelner Arbeitsplätze auf der Tagesordnung anstatt Innovation und neuen Entwicklungen, die das entsprechende Unternehmen entscheidend voranbringen könnten. Eine Alternative, die Zeit und Kosten spart, ist das Outsourcing durch Managed Workplace Modelle. Sie ermöglichen eine einfache Auslagerung an externe Spezialisten nach individuellen Anforderungen des Kunden. Neben den finanziellen Aspekten werden mehr Effizienz und Transparenz geschaffen, außerdem wird das Risiko teurer IT-Ausfälle minimiert.

Neue Anforderungen: Der Verwaltungsaufwand steigt
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen tun sich schwer, wenn es darum geht, ihre  IT-Infrastruktur auf dem neuesten Stand der Technik zu halten. Denn IT-Systeme werden immer komplexer und täglich gibt es wichtige Neuerungen. So steigen der IT-Betriebsaufwand und die Kosten immer mehr an. Das hat auch eine Befragung des Beratungsunternehmens Capgemini gezeigt. Demnach gaben Unternehmen 2016 rund 70 Prozent ihres IT-Budgets für den IT-Betrieb, Wartung und Updates aus. Nur rund 25 Prozent des Budgets wurden für Neugestaltungen und Innovationen aufgewendet.

Managed Workplaces sind passgenaue Service-Konzepte
Abhilfe schaffen kann das Managed Workplace Modell. Dabei wird das IT-Betriebsmanagement für jeden Arbeitsplatz an einen externen IT-Dienstleister ausgelagert. Der stellt sicher, dass jeder Arbeitsplatz genau mit der dort benötigten Soft- und Hardware ausgestattet ist. Das IT-Systemhaus beschafft zudem alle Endgeräte für den Arbeitsplatz wie PCs, Tablets, Smartphones oder Drucker. Zudem übernimmt der Dienstleister die Konfiguration, Netzwerkanbindung, Installation am Arbeitsplatz und Einarbeitung der Mitarbeiter. Schnelle Hilfestellung bei Problemen im Betrieb, automatische Updates und Reparaturen bis hin zum Austausch der Geräte nach einer festgelegten Laufzeit darf man ebenfalls erwarten. Auch im Bereich Backend kann der IT Dienstleister Aufgaben wie Datensicherung, -archivierung, IT-Security und vieles mehr übernehmen.

Schafft Transparenz: Hard-und Software mieten statt kaufen
Statt dem Erwerb von Hard- und Software und der Einstellung von zusätzlichem Personal, kann das Unternehmen die benötige IT-Infrastruktur und alle damit verbundenen Dienste mit einem Mietpreismodell abdecken. Hierbei fällt ein fester Mietpreis pro Arbeitsplatz im Monat an. Die IT-Kosten jedes einzelnen Arbeitsplatzes lassen sich über diese Gebühr eindeutig der jeweiligen Abteilung zuordnen. Das bedeutet eine deutlich verbesserte Transparenz. Zudem kann man eine Bilanzverkürzung erwirken. Denn die Fixkosten werden zu variablen Kosten und die Beträge müssen nicht über mehrere Jahre abgeschrieben, sondern können zeitnah als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden.

Interne IT-Mitarbeiter bekommen mehr Freiraum
Ein weiterer Vorteil des Managed Workplace Modells ist die Entlastung interner IT-Mitarbeiter. Sie müssen sich nicht mehr selbst für jeden einzelnen Arbeitsplatz um den Kauf, die Installation und den Betrieb von Hardware und Software und Problem-Lösungen kümmern und werden von klassischen Aufgaben entlastet. Die neu gewonnene Arbeitszeit können sie dann in innovativere Aufgaben investieren. Außerdem werden Personalkosten eingespart, da auf die Einstellung neuer IT-Fachkräfte verzichtet werden kann. Standardisierte Abläufe befördern außerdem die Effizienz des Unternehmens und reduzieren den Verwaltungsaufwand in anderen Bereichen.

Zeitnahe Problemlösung und zufriedene Mitarbeiter
Wer sich auf einen IT-Spezialisten verlässt, beugt Risiken und Kosten durch etwaige IT-Ausfälle vor. Die IT-Dienstleister sind mit den Systemen, der Umgebung im Unternehmen sowie den Arbeitsplätzen genau vertraut und in der Lage, typische Probleme zeitsparend und effektiv zu beheben. Managed Workplace Konzepte wirken sich auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus. Denn besonders jüngere Arbeitnehmer messen modernen Endgeräten und Software einen großen Stellenwert bei. Sie vertrauen gerne auf agile und mobile Konzepte, die der Dienstleister bereit stellen kann. Das beauftragte IT-Systemhaus sorgt so indirekt auch für eine Verbesserung des Arbeitsklimas.

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