Tschüss Papier: Das digitale Büro erobert den Mittelstand

Die Prozesse in den Büros werden immer digitaler. Das zeigt die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbandes Bitkom. Für die Studie wurden insgesamt 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt. 

Nahezu jedes zweite dieser Unternehmen (47 Prozent) setzt nicht mehr nur auf den Einsatz von Papier, sondern organisiert und verwaltet Dokumente digital. Das bedeutet einen deutlichen Anstieg im Vergleich zum Jahr 2017. Da setzten noch 33 Prozent auf das sogenannte Enterprise Content Management (ECM), eine ganzheitliche Strategie, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung umfasst.

Nicht nur klassische Dateien werden digital organisiert
Es geht heute nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden. Sondern etwa auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) oder Videos (18 Prozent).

Der Trend geht zur Cloud
Ein weiterer Trend der sich deutlich abzeichnet ist die Entscheidung für die Cloud. Dort verwaltet mehr als jedes zweite Unternehmen (56 Prozent) digitale Dokumente. Auch hier ist ein Anstieg zu verzeichnen, so waren es 2017 noch rund 9 Prozentpunkte weniger. Zudem lässt sich beobachten, dass immer weniger Unternhmen ihre ECM Software inhouse bzw. „on premise“ betreiben. So sank die Zahl der Firmen, die die ECM-Lösungen im eigenen Unternehmen abwickeln von 59 Prozent auf 44 Prozent. Grund dafür ist neben der Einsparung von Kosten auch die Tatsache, dass cloudbasierte Anwendungen bei professionellen Dienstleistern oft besser geschützt werden können.

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